COPROPRIÉTÉ - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE - 30.08.2024

Feuille de présence pour une assemblée générale de copropriété : à quoi faut-il veiller ?

Pour la feuille de présence en AG…

AG = feuille de présence. L’article 14 du décret n° 67-223 du 17‑3‑1967 impose la dresse d’une feuille de présence lors de toute AG de copropriété. Un syndic de copropriété ne peut réclamer d’honoraires spécifiques pour l’établissement en ordre de la feuille de présence. Cette tâche fait partie des prestations incluses dans le forfait (annexe au contrat type de syndic, rubrique I-3° b.) .

Contenu. La feuille doit indiquer les noms et adresses de chaque copropriétaire présent physiquement (ou représenté) lors de l’AG, ou de celui participant à l’AG en distanciel. Pour un copropriétaire ayant voté par correspondance, il est nécessaire d’indiquer aussi la date de réception du formulaire requis. Si un copropriétaire est représenté en AG, la feuille doit mentionner le nom et l’adresse du mandataire. La feuille doit aussi indiquer le nombre de voix dont une personne dispose, ceci au vu des règles et limites fixées par la loi du 10‑7‑1965.

Formalisme à respecter. La feuille doit être émargée par tout copropriétaire (ou mandataire) présent physiquement, et certifiée exacte par le président de séance. La feuille doit être annexée au PV d’AG (décret 1967 art. 17 al. 6) . La feuille n’a pas à être jointe au PV d’AG notifié aux copropriétaires opposants/défaillants (loi 1965 art. 42 al. 2) .

Conseil. Un syndic est tenu d’adresser la copie d’une feuille de présence à tout copropriétaire qui le demande (décret 1967 art. 33 al. 2 et rép. min. n° 17092 du 1‑10‑2020 JO Sénat p. 4463) . En tout état de cause, en cas de contentieux, veillez à produire la feuille de présence concernée (CA Bastia 5‑6‑2024 RG n° 22/783 Portalis DBVE-V-B7G-CFMW GD-J) .

Si des «irrégularités» sont permises…

En cas de litige pour une feuille…  Pour tenter de faire annuler une AG de copropriétaires, d’habiles plaideurs cherchent parfois à se prévaloir d’irrégularités formelles de la feuille de présence.

Un texte protecteur…  Depuis le 4‑7‑2020, un texte précise qu’une «irrégularité formelle» affectant la feuille de présence, lorsqu’elle est «relative aux conditions de vote ou à la computation des voix, n’entraine pas nécessairement» la nullité de l’AG, dès lors qu’il est «possible de reconstituer le sens du vote et que le résultat de celui-ci n’en est pas affecté»(décret 1967 art. 17-1) .

Des juges bienveillants…  La Cour de cassation a jugé que l’omission de mentions dans la feuille (nom/adresse, nombre de voix) ne rend une AG «annulable qu’en l’absence d’éléments suffisants permettant l’identification des copropriétaires présents ou représentés et le contrôle des résultats des votes» au vu du PV d’AG (Cass. 3e civ. 28‑1‑2021 n° 19-17906) . Il a été jugé qu’une AG ne pouvait être annulée en raison de l’inexactitude d’adresses dans la feuille hors «cas de fraude prouvée» (CA Paris 20‑3‑2024 RG n° 20/02588 Portalis 35L7-V-B7E-CBNON) , ou en raison d’une «erreur de calcul» qui était «sans incidence sur le sens du vote»(CA Paris 20‑3‑2024 RG n° 18/20687 Portalis 35L7-V-B7C-B6LVV) .

La rigueur reste de mise…

Un arrêt à méditer. Dans une affaire, la Cour de cassation a censuré un arrêt d’appel, ayant écarté une demande d’annulation d’AG, faute notamment d’avoir recherché si les personnes mentionnées sur la feuille avaient bien qualité pour voter lors de l’AG. La Cour a souligné que l’irrégularité «affectant la composition» d’une AG «entraîne sa nullité sans qu’il soit nécessaire de justifier d’un grief»(Cass. 3e civ. 13‑6‑2024 n° 22-17764) .

En pratique. L’arrêt invite à bien vérifier si les personnes signant la feuille ont bien qualité pour voter en AG. Veillez à ce que toute personne émargeant la feuille y précise sa qualité : copropriétaire, représentant légal d’une société copropriétaire, mandataire en vertu d’un «pouvoir» (cf. Cass. 3e civ.10‑9‑2020 n° 18-24350) .

Notice sur https://www.alertesetconseils.fr , Annexes, année 20, n° 11.