Partager des connaissances et informations avec Confluence : une bonne idée ?
Aussi pour les PME
Dans les grandes organisations, Confluence ( https://www.atlassian.com/software/confluence ) est déjà une solution bien connue pour le partage de contenu. Cependant, le développeur Atlassian, qui possède aussi des outils de gestion de projet comme Jira et Trello, s’adresse également aux PME, comme l’illustre le fait que l’utilisation de Confluence soit gratuite jusqu’à dix utilisateurs (voir https://www.atlassian.com/software/confluence/pricing ).
De quoi s’agit-il ? Confluence est une plateforme en ligne qui permet de stocker, parcourir et partager des connaissances et des informations avec des collègues, ainsi que de collaborer à leur création. Elle est souvent utilisée pour élaborer et tenir à jour e.a. des manuels, des FAQ et des plans de projet.
Conseil. Votre espace virtuel se voit attribuer une adresse Web sous la forme de https://votresociete.atlassian.net . Outre un module en ligne, Confluence dispose aussi d’applications mobiles ( https://www.atlassian.com/software/confluence/mobile-app ).
Comment cela fonctionne-t-il exactement ?
Confluence vous permet grosso modo de créer différents éléments, tels que spaces , pages et whiteboards . L’interface manque cependant de clarté. Le bouton bleu Create en haut de page ne permet p.ex. pas de créer des «espaces», mais il est possible de le faire via le menu Spaces situé juste à côté.
Spaces. Ces espaces regroupent tous types de contenus, tels que des pages (voir plus loin), documents, images et vidéos. Pour chaque projet, vous pouvez créer un espace séparé où vous regroupez toutes les connaissances et informations pertinentes. Vous pouvez partir de zéro ou utiliser l’un des modèles proposés dans la colonne de gauche (p.ex. product management , research , human resources , marketing , legal , customer support , etc.).
Pages. Vous remplissez un espace e.a. avec des pages individuelles. Ici aussi, vous partez d’une page vierge ou d’un modèle ( product roadmap , project plan , competitive analysis , brainstorming , meeting notes , to-do list , troubleshooting article , writing guidelines , etc.).
Conseil. La barre de menu en haut de chaque page permet la mise en forme de textes, mais aussi l’intégration de listes à cocher, illustrations, tableaux, liens Web, documents et autres fichiers. Toutes sortes d’autres éléments peuvent être ajoutés via l’icône «+». Il est aussi possible d’adapter la mise en page.
Whiteboards. Ces «tableaux blancs» sont des espaces virtuels et interactifs qui permettent de faire du brainstorming, de générer des idées et de travailler à des concepts avec d’autres personnes. Vous pouvez y trouver toutes sortes d’outils e.a. pour dessiner, faire des croquis et prendre des notes.
Possibilités supplémentaires
Collègues. Via Teams, vous donnez à vos collègues l’accès à votre espace virtuel. Dans ce cadre, vous pouvez déterminer leurs droits, mais pour les définir par espace ou par page, il vous faudra un compte Premium (8,97 $/mois par utilisateur).
Applications. Vous pouvez compléter votre plateforme avec des centaines d’applications ( https://marketplace.atlassian.com/addons/app/confluence ).
Automatisation. Confluence a récemment enrichi sa plateforme d’une fonction d’automatisation basée sur l’IA. Retrouvez plus d’informations à ce propos sur https://tinyurl.com/confluence-auto .
Des alternatives ? Vous en trouverez e.a. sur https://www.techrepublic.com/article/confluence-alternatives .
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