Comment utiliser encore mieux Google Keep

L’utilisation de Google Keep ( https://keep.google.com ) comme outil en ligne (éventuellement comme extension de navigateur) et comme application sur votre appareil Android ou iOS (éventuellement comme widget) est tout à fait gratuite. Vos notes sont automatiquement synchronisées entre tous vos appareils. Il peut s’agir de textes et de liens Web, mais aussi de listes à cocher, de croquis et d’enregistrements audios (cette dernière option n’est disponible que dans les applications mobiles).

Conseil.  Tout ce dont vous avez besoin est un compte Google (gratuit lui aussi). Vu le nombre d’utilisateurs de Gmail, Google Drive ou Google Docs, il y a de fortes chances que vous en ayez déjà un.

Créer une meilleure vue d’ensemble

Google Keep affiche vos notes sous la forme de blocs individuels, que vous pouvez déplacer pour une meilleure vue d’ensemble. La fonction de recherche interne peut vous aider à les retrouver encore plus vite.

Couleurs. Via l’icône de palette de peintre en bas de chaque note, vous pouvez donner aux notes une couleur qui attire l’attention, et ainsi mettre en évidence vos tâches urgentes.

Libellés. Vous pouvez également attribuer des libellés via les trois points en bas de chaque note, ou en faisant précéder d’un hashtag un mot de la note (p.ex. «#Urgent» ou «#Client Charlier»). Les libellés créés apparaissent automatiquement dans le menu de gauche de l’outil du navigateur, et dans le menu hamburger en haut à gauche dans l’application, ce qui permet de toujours les retrouver rapidement.

Archivage. Vous pouvez créer une meilleure vue d’ensemble en supprimant les anciennes notes. Si vous souhaitez les conserver «au cas où», vous pouvez les archiver. Dans le navigateur Web, le symbole correspondant se trouve en bas de la note ; dans l’application mobile, il est en haut à droite.

Rappels

Vous pouvez associer un rappel à une note, de manière à recevoir sur votre smartphone une notification contextuelle à un moment ou un endroit précis. Pour ce faire, cliquez sur la petite cloche, puis choisissez une date et une heure ou une adresse dans Google Maps.

Impliquer d’autres personnes

Il peut être pratique de partager une note avec d’autres personnes, p.ex. une liste de tâches à réaliser pour un projet commun chez un client, un aperçu des présences pour votre prochaine journée portes ouvertes, une liste de courses pour un afterwork,  etc. Dans le navigateur Web, il vous suffit pour ce faire de cliquer en bas de la note sur le symbole Collaborateur . Dans l’application Keep, touchez les trois points en bas à droite et choisissez l’option Collaborateurs . Sélectionnez ensuite la personne dans vos contacts ou collez son adresse e-mail dans l’espace prévu à cet effet.

Conseil.  Vous pouvez également désigner plusieurs collaborateurs pour une même note.

Attention !  Pour participer, ils doivent toutefois disposer d’un compte Google personnel et utiliser Keep.

Faire d’une note un document

La transition de Google Keep vers Google Drive est rapide. Vous souhaitez faire migrer une note qui a pris de l’ampleur, afin de pouvoir continuer à la modifier p.ex. dans Google Docs ? Dans votre navigateur Web, cliquez sur les trois points en bas de la note, puis choisissez l’option Copier dans Google Docs . Après la conversion, vous pourrez directement ouvrir le document dans le traitement de texte.

Conseil.  Si vous avez donné un titre à votre note, le document Google Docs portera d’office le même nom.